GESTIÓN DE EMPRESAS GASTRONÓMICAS
ENVIAR TRABAJO PRÁCTICO AL WHATSAPP DEL DOCENTE
TÍTULO DEL TRABAJO "TPGEG3"
CLASE 3
La importancia del software gastronómico como base de gestión
Utilidades del uso del software
Dentro de las herramientas que ofrecen los softwares de gestión gastronómica, hay diferentes reportes que podemos descargar y analizar. A la hora de trabajar con
un buen software, es fundamental poder obtener reportes de manera sencilla y clara, o bien poder exportarlos a planillas de Excel para filtrar y trabajar en diferentes rubros, subrubros y productos específicos. Por ese motivo, es importante realizar periódicamente un análisis sobre los reportes de ventas, de manera que podamos sacar diferentes conclusiones en base al estudio y observación de esos
reportes.
En general, los reportes de ventas de los distintos sistemas que se ofrecen en la actualidad para realizar la gestión de restaurantes se pueden exportar a un archivo
de Excel, por lo que podemos filtrar la información que arroja y, de esta manera,tomar decisiones en base a datos concretos y no a nuestra intuición, para poder así agregar o discontinuar productos del menú.
También se pueden analizar las ventas según el medio de cobro, los mozos que más venden, cuál es el ticket promedio o la venta según día, hora, rubro, etcétera.
En la Tabla 1, se muestra un reporte de ventas típico de un restaurant tipo parrilla.
Podemos ver que tanto el peso que tienen las carnes como las achuras en las ventas totales del negocio se diferencian bastante de las ventas de platos, y que se llevan un 79% del total con respecto a las ventas en dinero, y un82% en relación con las unidades vendidas (lo que los clientes prefieren). Esto hace pensar que, quizás, es mejor discontinuar los platos que no están dentro de la categoría de carne o achuras
y enfocarnos en estos últimos.
Al realizar reportes de ventas de manera regular, tenemos un mejor control del negocio, podemos tomar decisiones más certeras y enfocadas en la realidad del negocio y no en nuestra visión subjetiva o intuición.
Tabla 1. Comparativa de ventas según producto:
Tabla 1. Comparativa de ventas según producto:
Ranking de ventas
Al sacar un reporte de ventas, se puede realizar un ranking de ventas Este se puede realizar por familia o rubro de artículos, en el caso de un negocio gastronómico (entradas, platos principales, bebidas, postres, etcétera). También se puede hacer un ranking de unidades vendidas, de la cantidad de dinero por cada plato, las ventas por forma de cobro, las ventas por unidad de negocio (salón, mostrador,
delivery), las ventas por empleado y muchas más opciones, como días, horarios,etcétera, según el análisis que queramos hacer.
Lo importante, antes de realizar un ranking de ventas, es tratar de ser lo más objetivo posible con respecto a los resultados que arroje, ya que es muy habitual
que los propietarios de negocios gastronómicos “se enamoren” de ciertos productos y que, a pesar de que no se vendan o dejen poca rentabilidad, no quieran sacarlos
del menú.
Por otro lado, es de suma importancia, para realizar un ranking de ventas confiable,que los datos sean cargados siempre de la misma manera en el software de gestión
gastronómica. Es decir que tanto desde el punto de vista de la configuración del sistema como de su carga los responsables deben ser metódicos para contar con información creíble a la hora de realizar un análisis.
A continuación, veremos un análisis del ranking de ventas según familia en un restaurante, lo que nos permitirá sacar algunas conclusiones con respecto a ciertos productos en base a sus ventas.
Como vemos, luego de sacar un reporte de ventas del sistema y exportarlo a una planilla de Excel, podemos ordenarlo de menor a mayor con respecto a las unidades
vendidas o al monto vendido, y comenzar a sacar algunas conclusiones.
En el cuadrante en verde, que muestra los diez productos más vendidos durante el mes, vemos que estos representan un 89,07% de las ventas. Lo que sugiere que los
ocho productos por debajo de estos primeros diez deberían o bien reformularse (en caso de que sean rentables, tratar de posicionarlos mejor en el menú o armar algún
tipo de combo o promoción) o bien simplemente discontinuarse y trabajar con un menú más acotado. Los del cuadrante amarillo tienen más chances de ser
reposicionados, ya que, si sumamos los primeros diez con estos cuatro, completamos el 95,34% de las ventas totales en el rubro cafetería. Por último, los productos del
cuadrante rojo deberían ser eliminados, ya que no se venden.
Este tipo de análisis es posible solamente cuando contamos con un software de gestión. Debe realizarse con todos los otros rubros (por ejemplo, platos principales,
postres o entradas) de forma periódica. De esta manera, estamos apuntando la venta hacia los productos que realmente conviene vender y eliminamos aquellos
productos e insumos que no son elegidos por los clientes. Por consiguiente, tenemos muchas más chances de lograr rentabilidad.
Auditorías
Una herramienta muy útil, que se puede encontrar en un buen software de gestión gastronómica, son las auditorías. Es importante establecer que las personas con derechos o permisos para los reportes de auditoría deben ser de suma confianza de los propietarios, ya que estas herramientas, en general, se utilizan para detectar fugas y hurtos por parte del personal, por lo que su grado de confidencialidad es alto.
Abajo se muestra una planilla manual de auditoría. Las auditorías suelen ser llevadas a cabo por la persona que está a cargo de la administración. Deben hacerse de manera sorpresiva, solo avisando a los propietarios el día y la hora en
que se realizarán.
Existen diferentes tipos de auditorías dentro de un software gastronómico. Entre muchas otras, pueden encontrarse las siguientes:
Existen diferentes tipos de auditorías dentro de un software gastronómico. Entre muchas otras, pueden encontrarse las siguientes:
-mesas anuladas o canceladas;
-ítems borrados;
-control de mesa anulado;
-reporte de descuentos;
-facturas eliminadas;
-traspaso de mesas entre empleados.
En general, en todos los buenos sistemas de gestión gastronómica, se encuentra un módulo de auditoría que permite usar filtros y buscar el control correcto, según lo
que se quiera auditar. Lo más importante con respecto a las auditorías es que, en lo posible, se deben realizar con testigos y siguiendo procesos estrictos para garantizar su transparencia y veracidad. También hay que tener en cuenta que una auditoría debe tener un principio y un fin, y establecer claramente lo que queremos auditar y cómo serán las políticas y procedimientos a implementar una vez que
finalice.
Stock
Con un buen sistema de gestión gastronómica se pueden realizar controles de stock periódicos. Para eso, es muy importante que la carga de datos sea realizada a
diario y de manera confiable. Esto es fundamental, ya que todos los sistemas de gestión gastronómica se parecen y dependen casi enteramente de quien carga la
información. De esto depende la confiabilidad de los reportes y estadísticas que tengamos. En este caso, nos referimos a que la persona que carga la mercadería cuando la recibe lo haga en tiempo y forma, y que se mantengan al día y cargadas las recetas de cada plato. También es importante que se realicen inventarios y controles de stock de manera periódica, lo cual se debe hacer de forma consistente
a través del tiempo.
Para que en un negocio gastronómico la carga y el control de stock funcionen de manera correcta, lo primero que deberemos cargar en el sistema son los datos de
todos los proveedores, generar o asignar depósitos, por ejemplo, en los ítems “barra”, “depósito”, “cocina”, etcétera
Luego, debemos cargar todas las recetas estandarizadas de todos los platos o productos que vendemos con sus respectivos ingredientes, mermas y desperdicios.
Esto se debe hacer con la participación del jefe o encargado de cocina, ya que es quien se compromete a que estas recetas cargadas se cumplan a diario; de lo contrario, de poco servirá tenerlas en el sistema. De esta manera, cada vez que se
vende algún producto, automáticamente baja el stock en el software. Del mismo modo, cada vez que compramos e ingresan productos, sube el stock. A final de cada
mes, es recomendable realizar un inventario de cada producto crítico para la operación y cotejarlo con las ventas y las compras utilizando los datos que provee
el sistema.
Si no controlamos consistentemente nuestra mercadería, seguramente tengamos fugas importantes. A continuación, vamos a detallar cuáles son esas fugas y cómo podemos minimizarlas. Hay que saber que suele ser difícil eliminarlas, pero sí es posible mantenerlas dentro de un rango de normalidad.
Mala utilización de las recetas. Los cocineros o barmans suelen poner más cantidad que lo indicado en la receta; puede ser por descuidos o por querer quedar bien con un cliente dándole unos cl más de whisky.
También suele suceder que tienen mañas de otros trabajos y consideran que deben seguir haciendo las recetas como antes, sin seguir los estándares del nuevo lugar. Como propietarios o gerentes, debemos controlar y capacitar al personal para que cumplan con las recetas
estandarizadas por la empresa.
Falta de cobro de la mercadería. Cuando los camareros tienen mucho trabajo, suelen olvidarse de cobrar todo lo servido en la mesa (esto sucede cuando no tenemos un sistema de trabajo donde “no sale nada sin ticket”, que funciona entregando a los camareros las bebidas y
comida para su mesa solamente si tenemos el ticket impreso de la comandera de cocina o barra).
Consumos internos. Los empleados suelen consumir mercadería durante su horario de trabajo. Según la empresa, esto puede o no puede estar autorizado. En caso de estar autorizado, se deben ingresar los consumos en el sistema para llevar registros por una cuestión de costos e inventarios. Cuando no están autorizados, debemos generar una política
de consumos y sancionar a los empleados cuando no la cumplen.
Consumo de los propietarios. Muchas veces los mismos propietarios son los más descuidados con los procedimientos; es importante que los propietarios tengan una cuenta en el sistema donde se carguen todos los consumos realizados.
Entrega menor de mercadería a la solicitada. Debemos controlar todas las entregas de mercadería por parte de nuestros proveedores, para asegurarnos que nos entreguen la mercadería indicada en el remito con respecto al peso o cantidad y el tipo. Algunos proveedores no son
honestos y pueden tener diferencias en sus entregas, lo que hace que paguemos mercadería que nunca entregaron e ingresemos en el sistema más ítems de los reales.
Robo hormiga. Son robos pequeños por parte de los empleados. Varios empleados se llevan a sus casas pequeñas cantidades de mercadería,lo que genera que, a lo largo del mes, tengamos grandes faltantes. Para darle solución a esto, debemos tener lockers para los bolsos y revisarlos
al momento en que los empleados se retiran, como una política de la empresa. También es importante tener cámaras en todos los sectores;incluso, en las cámaras frigoríficas.
Robo a gran escala. Salida de gran cantidad de mercadería pocas veces al mes, en horarios donde hay pocos empleados, generalmente con cómplices. La mercadería puede salir por la basura, donde la recuperan luego de que salen del local. Otra manera es con los proveedores: cuando el proveedor entrega su mercadería, se lleva otra a cambio. También puede ocurrir durante la apertura o cierre del local:
cuando los empleados se encuentran solos pueden hacer grandes entregas de mercadería a visitantes extraños. Es importante controlar las cámaras, estar durante las aperturas o cierres del restaurante y controlar la basura, como también la salida de proveedores.
Roturas o vencimientos. Las roturas suelen ocurrir con las botellas por mal almacenamiento o descuidos y con los vencimientos sucede la mala rotación de FIFO (first in, first out) o stock extra de productos de poca rotación. Para manejar mejor estas pérdidas es importante tener las
estanterías correctas en heladeras y depósitos, y mantener un stock ordenado y controlado de la mercadería para no llegar a sus vencimientos.
La buena gestión
Seleccionar el sistema apropiado para el tipo de
negocio.
Seleccionar el sistema adecuado para el negocio gastronómico, implica varios puntos que debemos tomar en consideración; algunos de ellos son los siguientes:
- costo;
- servicio técnico;
- velocidad del software;
- hardware necesario para su implementación;
- tipos de reportes e información que necesitamos.
Hoy en día, existen infinidad de softwares de gestión gastronómica. En muchos
puntos, todos son todos muy parecidos en cuanto a las herramientas que brindan,
que pueden ser:
- módulo de cajas;
- módulo de control de stock;
- módulo de compras;
- módulo de recetas;
- módulo de auditoría.
Es fundamental entender nuestro negocio para saber qué es lo que nos conviene a la hora de elegir el software de gestión. Por ejemplo, hay softwares que incluyen un
módulo de personal para poder controlar las fichadas de nuestros empleados.
También hay algunos que trabajan exclusivamente en línea, por lo que es muy importante tener una buena conexión a internet de manera de prevenir caídas en medio de un despacho.
Muy pocos softwares proveen un buen servicio técnico postventa. Este es un punto muy importante a tener en cuenta ya que, debido a la dinámica del negocio gastronómico, es fundamental poder resolver en tiempo real posibles caídas o
problemas que tengamos con el sistema.
En general, la mayoría tiene formatos de reportes de todo tipo, ya sea de ventas, de estadísticas de permanencia, de auditoría, llegadas tarde del personal,etcétera. Un punto importante es que eso reportes puedan ser exportados a Excel para poder realizar análisis, filtrarlos, etcétera.
También es muy importante la facilidad que los programas provean para trabajar en ellos. Es decir, que sean fáciles de emplear para los usuarios, ya que, en muchos
casos, las personas que lo estarán manipulando no son expertos.
En el blog de informática de Biostar Group, se brindan las siguientes sugerencias
para el uso de los softwares de restaurante
La importancia del software para un restaurante
Un software para restaurantes resulta de suma
importancia para este tipo de emprendimientos por distintas
razones, las cuales van desde controlar las tareas del personal y el stock de mercadería, hasta el seguimiento de las comandas o la adecuación de la carta; su utilización, hoy en día, es indispensable para el buen funcionamiento de cualquier negocio de comidas.
La personalización de los programas informáticos
brinda muchas soluciones concretas y, en el caso de los restaurantes,
ha demostrado ser de gran ayuda para la operatividad del
negocio.
Mediante el software hecho para restaurantes, se
pueden delinear turnos de los empleados, funciones de cada
trabajador e, incluso, llevar el control de lo que cada uno produce.
Esta situación trae aparejados, por caso, los bonos por eficiencia o los puntos en los que se pueden trabajar.
Resulta importante entender a los programas
informáticos como una herramienta de posibilidades que beneficia al restaurante y, esencialmente, a todos quienes le dan vida día a día.
La gestión del personal bien realizada permite
que los tiempos y las tareas se organicen de la manera esperada,conformando verdaderos equipos de alto rendimiento y con los cuales cada trabajador se enorgullezca de formar parte.
El control de los inventarios
Tal y como lo indican en el restaurante Lalin, en
este tipo de negocios, y más si se entiende que se trabaja con
mercadería perecedera, tener todo inventariado es clave para no entrar en crisis.
El software para restaurantes resulta importante
para visualizar de manera fácil y concreta aquellas pequeñas cosas que dan el toque sutil en el emprendimiento.
Visualizar el stock gracias a un programa informático permite, además, que la creatividad genere promociones, promueva platillos y lo más importante, que no se desperdicie comida.
La tecnología permite estar virtualmente presentes
a las personas a través de los dispositivos móviles, por lo que los límites ya no existen.
Un software para restaurantes permite a los
responsables del local ver y cotejar todos los movimientos del
negocio como si estuvieran presentes en tiempo real, ya sea que lo hagan desde la comodidad de su domicilio o en el medio de un embotellamiento caótico.
Asimismo, el programa informático permite que se
contabilice de manera eficiente el manejo de caja, impidiendo de esta manera que se produzcan los habituales robos hormiga en este rubro que, al mismo tiempo, generan un malestar generalizado entre el personal.
Además del hecho de contar con una caja en la
que dan bien los números, la utilización del software permite integrar los cobros con tarjetas bancarias, así como hacer evidente cuáles son los productos que más gustan a los clientes del local, por lo que se puede trabajar toda la carta en función de estos datos objetivos.
Mantener el sistema actualizado
Es muy importante mantener el sistema de gestión gastronómica actualizado.
Cuando nos referimos a las actualizaciones, no solo estamos hablando de las que requiera nuestro proveedor de software (que, en muchos casos, no son obligatorias,
aunque son recomendables para que funcione de manera correcta el sistema), sino a las actualizaciones que debemos realizar de manera continua a nuestros productos
para obtener estadísticas reales que nos ayuden a decidir mejor la estrategia.
Es muy recomendable revisar mensualmente los datos de las recetas cargadas en el sistema, realizar las modificaciones que sean necesarias en conjunto con el jefe de cocina o chef ejecutivo. Para eso, se deben revisar gramajes, ingredientes y
rendimientos, como así también porcentajes de desperdicio y de merma.
- Discontinuar al menos una vez por mes todos los artículos generados por error o artículos inexistentes para que, de esta manera, los reportes salgan con información más clara.
- Actualizar una vez por mes los datos de los proveedores.
- Actualizar una vez por mes los datos del personal.
- Actualizar una vez por mes, en países con alta inflación, los precios de los productos (habiendo hecho un estudio de la competencia, para no quedar fuera de mercado).
- Actualizar de manera semanal los precios de los insumos, fundamentalmente aquellos de mayor incidencia en el negocio; por ejemplo, si tenemos una
hamburguesería, deberíamos actualizar de manera semanal o, quizás hasta diaria, el costo de la carne, del pan de hamburguesas, del queso cheddar y de la panceta, ya que, seguramente, estos ítems tienen un peso mucho
mayor en el promedio de costo, por lo cual debemos estar siempre atentos a sus variaciones y a su actualización.
- Actualizar de manera mensual o quincenal el inventario. De esta manera,podemos detectar diferencias entre lo existente, lo comprado y lo vendido.
- Actualizar a diario las compras que ingresen en el negocio.
- Actualizar de manera diaria y sistemática el balance de bancos, cheques y cuentas corrientes, si es que el sistema lo permite.
Es fundamental tener en cuenta que, hoy por hoy, en el mercado, hay sistemas que requieren actualizaciones continuas. También hay otros que, cuando se contratan,
tienen las actualizaciones incluidas, y otros en donde hay que pagar por cada actualización según el paquete que se contrate.
Capacitarse continuamente sobre las ventajas del sistema
otros módulos que estos ofrecen, como, por ejemplo:
-control de fichadas de personal;
-estadísticas de ventas;
-stock y compras;
-bancos;
-auditorias;
-recetario;
-cuentas corrientes.
Estos sistemas, además de brindar soporte a distancia, en general, ofrecen capacitaciones presenciales y virtuales acerca del uso y actualizaciones del sistema.
Es muy recomendable que el empleado que entre en contacto con el sistema de gestión que elijamos realice las capacitaciones específicas para su área al menos
una vez al año para refrescar sus conocimientos y sacar provecho al máximo del sistema. Por ejemplo, la persona que se encarga de las compras debe conocer
perfectamente el funcionamiento de los módulos de proveedores, stock, compras y recetas para poder imputar de manera correcta cada compra al proveedor
correcto, el día que corresponde, al precio que corresponda. La persona que se encarga de la administración debe conocer todo el funcionamiento del sistema,
incluidos todos los tipos de reportes y el módulo de auditoría. El jefe de cocina o chef ejecutivo y el gerente o encargado del negocio deben conocer los módulos de recetas y reportes de ventas y gastos para llevar de manera prolija los costos, y
tomar decisiones en cuanto a la conformación del menú.
Realizar reportes y análisis de gestión
Dentro de las ventajas que ofrece un sistema de gestión, cargado de manera consistente y actualizado, se encuentra la de poder sacar reportes y análisis.
Esta receta indica que cada pizza lleva 0,3 kg (300 g) de muzzarella, por lo que, si comenzamos el mes con 10 kg inventario de muzzarella, y si aún no hemos
comprado y, al sacar un reporte de ventas, vemos que vendimos 10 pizzas en lo que va del mes, el sistema dirá que deberíamos tener 7 kg de muzzarella en el
depósito, si no usamos la mozzarella en otros platos. Si la usamos en otros platos, el procedimiento es el mismo: chequeamos la receta de todos los platos que utilizan
muzzarella y nos aseguramos de que la receta esté cargada correctamente; luego,sacamos un reporte de ventas de los productos que contienen muzzarella y hacemos
un inventario.
Esto que parece muy sencillo, en el día a día de la gastronomía, si no se toma el tiempo y no se realiza la carga de las compras, las recetas, los inventarios de
manera consistente, se convierte en una tarea imposible de cumplir. Por lo tanto, es fundamental mantener al equipo capacitado y lograr que las tareas de administración se vuelvan un proceso continuo.
TRABAJO PRÁCTICO
A)EXPLICA CÓMO LLEVARÍAS A CABO UNA BUENA GESTIÓN
B)EXPLICAR EL USO DEL SOFTWARE
