ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CATERING
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TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYEC2"
CLASE 2
Eventos Empresariales o Corporativos.
En esta unidad vamos a abordar y a meternos de lleno en los Eventos empresariales, para conocer sus diferentes tipos, su estructura de armado y planificación, y todo lo que hace al desarrollo óptimo de estos eventos.
Conceptualización y clasificación
Cómo su nombre lo indica, los eventos empresariales o corporativos son todos aquellos realizados por alguna empresa o corporación. Los más comunes
suelen ser las convenciones y los de formación o capacitación, pero, aquellos en los que más recursos se invierten son las presentaciones de productos y los
showrooms.
En el ámbito empresarial, podemos distinguir varios tipos de eventos en función de diversas clasificaciones.
1. Según a quiénes vayan dirigidos:
a) Internos. Son los que se organizan para el personal interno de la compañía (o sea para todos los empleados y trabajadores).
b) Externos. Son los organizados para clientes, proveedores,
distribuidores, etc. En este caso se pueden definir como actividades que organizan las empresas para captar la atención de su target y alcanzar un objetivo determinado.
2. En función del área geográfica se distinguen en:
a) Eventos internacionales. Son aquellos en los que más de la mitad de los asistentes proceden de países diferentes.
b) Eventos nacionales. Son aquellos en los que más de la mitad de los asistentes proceden del país de origen.
Dentro de los eventos de empresas los más habituales son los siguientes:
1. Presentación de producto. Son aquellos eventos en los que las empresas presentan un nuevo producto o servicio, e invitan tanto a clientes como a medios de comunicación para alcanzar una mayor difusión.
2. Congresos. Suelen ser reuniones que se realizan de forma periódica y pueden durar más de un día. Pueden estar compuestos por talleres,charlas, mesas redondas o reuniones de networking.
3. Actividades de Team Building (trabajo en equipo). Uno de los objetivos más relevantes para las personas que trabajan en una empresa es lograr trabajar en equipo. Las actividades de “team building” suelen ser actividades de ocio que fomentan la colaboración y las buenas
relaciones entre los empleados de una organización. Existen multitud de opciones como actividades deportivas, dinámicas de grupo, juegos etc.
4. Ferias/exposiciones. Las ferias y exposiciones son eventos en los que diversas empresas de un determinado sector tienen un stand y presentan sus novedades. Son el lugar adecuado para conocer a los competidores y lo que están haciendo, captar nuevos clientes y hacer networking. Por ejemplo, las ferias de gastronomía, de fotografía, de
turismo, entre otras.
5. Visitas a planta y/o jornadas de puertas abiertas. Si se quiere dar a conocer una empresa, acercarla a sus clientes y que vean cómo trabaja desde adentro, las visitas a planta y las jornadas de puertas abiertas son el tipo de evento ideal para eso.
6. Viajes de incentivo. Puede que una empresa plantee una serie de objetivos anuales y ofrezca un viaje a los trabajadores que los alcancen.
Los viajes de incentivo suelen durar entre 4 y 5 días y pueden ser una buena ocasión para hacer actividades de “team building”. Las mejores épocas para realizar este tipo de viajes son primavera y otoño.
Objetivos de los eventos corporativos
1. Promover la superación de metas establecidas.
2. Motivar al personal para conseguir mayor eficiencia laboral.
3. Formación de equipos y fortalecimiento de grupos de trabajo.
4. Hacer anuncios o reconocer una trayectoria determinada.
5. Conmemorar aniversarios o efemérides destacadas.
6. Dar a conocer nuevos productos, cambios y novedades.
7. Incentivar a las fuerzas de venta y/o a otro tipo de personal.
8. Mejorar el rendimiento laboral, a través de una mayor vinculación de los empleados.
El objetivo es lo que motiva y lleva a la realización de un evento. Por eso lo más importante es cumplir con el objetivo del cliente. El objetivo será el lugar de inicio desde dónde comenzarás a planificar cualquier evento.
Queremos que la experiencia de los invitados, además de ser única, vaya alineada con los objetivos de nuestro cliente. Que consigamos llegarles, justo de la forma que la marca, empresa o institución quiere. Lograr transmitir con
fuerza el mensaje que nuestros clientes desean lanzar a través del evento, será la base de nuestro éxito en la organización de eventos corporativos.
Beneficios de los eventos corporativos.
servir y te va a dar herramientas a la hora de vender u ofrecer tu servicio, y de convencer a tu potencial cliente de por qué es conveniente realizar un evento,y por qué debe contratarte a vos para llevar a cabo dicho evento. Aunque no
lo creas hay empresas que no tienen idea de lo que pueden conseguir realizando un evento. Por eso es bueno que vos sí lo sepas.
1. Aumentar la motivación de los empleados. Con eventos de “team building” o viajes de incentivo se puede para fomentar el trabajo en equipo y mantener alta la motivación de los empleados, que se sentirán valorados y orgullosos de pertenecer a la empresa.
2. Incrementar la visibilidad de la marca. Un evento corporativo siempre es una gran oportunidad para dar a conocer tu empresa, productos y
servicios a potenciales clientes. Con un evento podrás generar una experiencia que sea inolvidable para tus clientes.
3. Fidelizar clientes. Es mucho más sencillo fidelizar a los clientes que ya tiene tu empresa que lograr nuevos clientes, por lo que los eventos que organices también deben estar enfocados a que tus clientes se sientan valorados y se conviertan en los mejores embajadores de tu marca.
Tipos de eventos corporativos
Pasemos ahora a conocer en detalle cuáles son los principales eventos
empresariales que existen y con los que más podemos llegar a trabajar.
Consiste en la visita guiada de los interesados a la planta mediante un experto que irá contando los distintos procesos de producción.
Es una actividad que permite al público externo a la organización experimentar el día a día de una empresa, ver como se producen o fabrican los productos y
cómo se trabaja. Suele ser una experiencia que queda grabada en la memoria de los visitantes, puesto que materializa en hechos las palabras de la
publicidad, la propaganda y el marketing, y actúa como soporte de estas herramientas. Aún recuerdo las visitas guiadas que tuve en la secundaria: una a la planta de “La Serenísima” y otra a la planta del diario “Clarín”.
Para llevar a cabo una visita a planta es necesario que la organización coordine las acciones con cada uno de los sectores que serán visitados. Para ello deberá
comunicarse con el invitado y con el personal de la planta afectado.
Estos son los puntos más importantes a conocer y tener en cuenta:
1. Objetivos del evento:
a) aumentar y consolidar el prestigio de la empresa
b) informar y satisfacer al público
2. Cuidar la imagen de la empresa: prestar atención a la limpieza y demás elementos que, siendo propios de la producción, puedan afectar la impresión del público asistente.
3. Entre otras medidas se deberá:
Vallar y armar “zonas seguras” de tránsito
No distraer al personal de trabajo
Armar un press kit (carpeta) para dar a la prensa
Realizar un plano de toda la planta
Marcar el camino por el que se va a transitar
Contar con fotógrafo
Entregar obsequios a los visitantes
Ofrecer comida, refrigerio, etc.
Prever recepción: ¿dónde? ¿cómo? ¿quién la hará?
Organizar bienvenida (generalmente con un breve discurso)
Dar elementos de seguridad (cascos, guantes, botas)
Brindar material informativo (folletos, libretos, etc.)
Poseer un programa de la visita
Definir objetivos
Preparar programa tentativo y cronograma de actividades
Enviar invitaciones, contestar a las solicitudes y confirmar
Calcular el número de visitantes (entre 15 y 30)
Preparar acompañantes según la jerarquía del visitante (RRPP,
gerentes, técnicos)
4. Se deberá evitar:
La confusión durante la llegada del grupo, el desencuentro con
acompañantes, y la dispersión del visitante
Dar poca información o explicaciones confusas
La mala visualización del proceso
Los robos, pérdidas y hurtos
5. Definir el tipo de visita:
a) Estudiantes:
- Primarios: a partir de 4° grado
23
- Secundarios: de acuerdo con la orientación vocacional u
oficio.
- Universitarios
b) Empresarios:
- Comerciantes: visita dirigida al producto
- Industriales: visita dirigida al proceso
c) Funcionarios:
- Municipales / Provinciales / Nacionales
Cómo organizar una visita a planta
1. Invitación y confirmación
El primer paso es realizar una lista de invitados y enviar las invitaciones.
En ellas debe indicarse la fecha, la duración, el motivo de la visita, el recorrido, los servicios, si alguien tiene una necesidad especial, si irá acompañado, y muy importante, que confirme la asistencia con su información personal.
Una vez que todo el mundo haya confirmado, se debe realizar un Excel con la información de cada invitado para que el día de la visita se tenga a mano las necesidades de cada invitado y su identificación.
2. Contratar los servicios necesarios
Es el momento de buscar los proveedores y de contratar todos los servicios que vamos a requerir para ese día. Hay que tener en cuenta el catering, los recepcionistas, el personal de seguridad, el personal para orientar e indicar a los invitados, y el fotógrafo.
Debemos tener en cuenta cada detalle, ya que cuanto más especiales se sientan los invitados o clientes, con más cariño recordarán la empresa y mayor será la fidelización obtenida.
3. Tener todo preparado con antelación
No hay que dejar nada para última hora, ya que si algo no funciona según lo previsto puede tirar abajo todo el esfuerzo e ilusión puesto en la visita. Por ello, antes del gran día debemos tener controlado el catering, conocer qué hará el personal de seguridad, recepcionistas y orientadores, realizar y ensayar los discursos, tener a punto la ambientación, la empresa de alquiler de coches, los posibles obsequios
a los invitados y comprobar que funcionen los elementos audiovisuales y tecnológicos que se van a utilizar.
4. Controlar durante el evento
Realmente todo el trabajo se ha realizado previamente y ahora solo queda disfrutar de la visita y recibir de la mejor forma a los invitados.
En esta etapa debemos controlar y estar atentos a todo lo que suceda,para que el evento se desarrolle tal cual lo hemos planificado.
Recomiendo trabajar con proveedores y empresas profesionales, que sean eficientes y puntuales así evitaremos esos imprevistos de última hora que pueden jugarnos una mala pasada y arruinarnos el evento.
5. Finalizar el evento con dedicación especial
Hay que realizar una despedida en la que se agradezca a los invitados su visita y acompañarlos hasta la puerta o salida.
Al final del discurso, si ha asistido la prensa hay que entregarles una nota de prensa y declaraciones para facilitarles en la medida de lo posible su trabajo y que hagan difusión del evento.
Por último, también hay que prestar especial atención a las redes sociales, ya que es muy importante saber qué se está diciendo sobre nosotros (declaraciones e impresiones de la visita).
El “Outdoor Training” es un evento al aire libre donde a través de distintas actividades físicas, lúdicas y de recreación, se trabajan las competencias más flojas de los grupos de trabajadores de una empresa. Estas competencias a
trabajar y a mejorar son: liderazgo, comunicación, trabajo en equipo,confianza, motivación, toma de decisiones, resolución de conflictos,coordinación, organización, proactividad, cooperación, pertenencia. También puede haber otras que la organización considere necesarias u oportunas.
La idea de este tipo de eventos es aprender, alinear, motivar, integrar empleados e ideas, todo en beneficio o en pos de los objetivos de la organización.
Para su organización se debe tener en cuenta:
a) Seleccionar el lugar apropiado
b) Contar con:
- Islas de hidratación (sobre todo en verano)
- Buena comida y bebida
- Seguridad y asistencia médica
c) Conocer de antemano el estado físico de cada participante, para saber a qué tipo de actividades podrán participar y evitar posibles riesgos.
d) Trabajar con un buen equipo de “facilitadores” o “coaches” (profesores de educación física, deportistas, especialistas en recreación).
e) Realizar un buen “rescate” o “bajada” (experto en RRHH, psicólogo, sociólogo, etc) para dar conclusiones o realizar inferencias que ayuden a los participantes a mejorar.
Cómo organizar un outdoor training
Vamos a conocer cuáles son los pasos necesarios para llevar a cabo este tipo de eventos:
1. DEFINIR EL OBJETIVO
Definir el objetivo permite que todo el diseño de la actividad gire en torno al mismo. Entre alguno de los objetivos se puede optar por:
Divertimiento
Que los asistentes pasen un momento de distensión
y diversión, puedan interactuar en actividades
recreativas y sientan que la empresa les proporcionó
un día diferente con sus compañeros de trabajo.
Generalmente funcionan muy bien para actividades
de fin de año, eventos con la familia y festejos
especiales. Aquí no se busca que los participantes
generen ningún tipo de reflexión y aprendizaje. La
idea es que los empleados la pasen bien y se integren
con cierta libertad de elegir con quienes interactuar.
Integración
Poder integrar distintas áreas de la empresa,
personas o grupos de interés. Puede darse el caso
que, por la dinámica, operación o la ubicación
geográfica, se encuentran distanciados o
enfrentados. Este tipo de actividad es muy efectiva
para que las personas interactúen generando
empatía. Esto permite construir nuevos lazos que
facilitan la coordinación futura de acciones. Hay
compañeros de trabajo que su interacción es vía
mail o telefónica, sin haberse visto personalmente.
Poder “ponerle cara” a esa persona genera un
cambio radical a la hora de comunicarse.
Generar cultura de trabajo en equipo
Se intenta lograr que los participantes no sólo se
integren, sino que también experimenten la
potencia de trabajar en equipo, logren resolver
situaciones críticas de manera colectiva, coordinen
acciones en conjunto y entiendan las premisas del
trabajo en equipo. En este caso se pueden mezclar
personas de distintos sectores a fin de lograr
“Integración”. Esta modalidad es muy útil en
procesos de apertura o cierre de procesos de
capacitación dentro la empresa.
Construir o consolidar un equipo
Este objetivo es ideal para cuando se busca trabajar
en mejorar el rendimiento de un equipo existente
dentro de la organización, o bien, para construir o
formar un equipo nuevo. Generalmente existe un
elevado nivel de interdependencia entre los
participantes y tiene un impacto radical en la
coordinación de acciones.
2. DEFINIR LOS PARTICIPANTES Y LA DISTRIBUCIÓN DE GRUPOS
En algunas oportunidades esta cuestión se hace compleja debido a que en función del objetivo que persigamos debemos tener en cuenta:
No generar exclusiones de personas en la actividad.
Dividir la cantidad de personas en función del propósito primordial de la actividad.
- Cuando se trabaje en “Construir o Consolidar un Equipo” es
recomendable que en el equipo se incluyan personas que compartan el mismo nivel de autoridad y el líder de ese equipo, para evitar disputas de liderazgo entre varios integrantes.
- En grupos donde se busca “divertimento” se pueden dividir en grupos de 25 personas. Luego se pueden generar subdivisiones de equipos. De este modo se pueden generar tantas estaciones de actividad como grupos y hacer que luego de un determinado tiempo roten los grupos de estación. De esta forma todos los grupos van a ir pasando y transitando por cada una de las estaciones de actividad.
- Cuando se busca “integración”, la división se puede realizar mediante un método al azar. De este modo podemos formar grupos con personas de distintos sectores de la Organización.
3. DEFINIR EL LUGAR A REALIZAR LA ACTIVIDAD
El lugar debe contar con espacios verdes, aire libre y las condiciones que hagan que la gente realmente se sienta fuera de la empresa. A su vez siempre se debe prever la posibilidad de mal tiempo y lluvia por lo que es necesario tener un
salón apto para contener a la totalidad de los participantes y diseñar un “Plan B” de actividades para realizar dentro del salón. En lo que respecta a los espacios verdes lo mejor es que existan diferentes contextos de modo que las
personas vayan rotando por el espacio y no se obstaculicen unos con otros.
4. PLANIFICAR LAS ACTIVIDADES
Para llevar adelante esta etapa se debe considerar las siguientes variables:
a) Objetivos del Outdoor
b) Cantidad de Personas
c) Espacio Físico
d) Cantidad de Facilitadores que se necesitarán
Existen numerosas posibilidades de actividades a realizar.
Es importante conocer a los participantes (edades, contexturas y condiciones físicas) para poder diseñar actividades que no incomoden a ninguna persona y
pongan en riesgo su seguridad e integridad física ni su estado de salud.
En todos los casos dónde el objetivo no sea de “divertimiento”, se recomienda que toda dinámica o desafío de equipo cuente con:
Objetivo concreto
Tiempo de realización
Reglas o restricciones
Posibilidad de dificultades.
Esto permitirá medir la performance del equipo en base al logro del objetivo,el tiempo realizado, el cumplimiento de normas y el manejo de contingencias.
Suele ser recomendable, salvo en un “outdoor de divertimento”, NO generar actividades de competencia entre equipos, sino más bien que compitan contra
el propio desafío a fin de no reforzar la división y competencia entre ellos.
Las actividades deben tener una dinámica en la cual no existan interrupciones,para eso es recomendable que cada desafío tenga una duración aproximada
de 15 minutos y una reflexión con los participantes de aproximadamente 40 minutos. Cada equipo atravesará 4 o 5 desafíos en el transcurso de 4 o 5 horas.
5. DEFINIR LOS FACILITADORES Y COACHES
En los casos de “outdoors de divertimiento” los facilitadores pueden no requerir un nivel de experto para llevar adelante las actividades y pueden ser personas con experiencia en manejo de grupos.
Pero en aquellas actividades donde el enfoque sea la integración de sectores de la organización, intervenciones en la comunicación y desarrollo de equipos,
la clave del éxito está en la habilidad y experiencia de los coaches o facilitadores para sacar el máximo provecho de la actividad. Los coaches
poseen habilidades de observación y tienen la competencia y habilidad para poder extraer reflexiones poderosas de los participantes, a partir de técnicas de indagación, observaciones de la sistémica del equipo, análisis de perfiles de comportamiento y competencias lingüísticas.
Un “Workshop” es un evento de formación y/o entrenamiento en el que los empleados se reúnen y aprenden habilidades o ejercitan sus talentos en pro de mejorar un área específica de su desempeño.
Aunque a menudo tienen una parte teórica o de charla, los workshops suelen ser dinámicos e ir directo al grano, por lo que fomentan la participación y una actitud activa (participativa) de los asistentes.
En eso se distinguen de las conferencias o los cursos. Además, no suelen abordar conocimientos de índole general, sino específica (se busca resolver un problema o potenciar un talento).Asimismo, este tipo de eventos suelen ser breves (4 horas máximo) y esporádicos, de modo que suponen un trabajo intensivo que entorpezca lo menos posible el funcionamiento de la empresa. Suelen ser más breves que
un seminario o un curso, y también mucho más versátiles en cuanto a la temática a tratar: trabajo en equipo, talentos específicos, atención al cliente, capacitación, prevención de accidentes, etc.
Cómo organizar un workshop
A continuación, te presento cuáles son los puntos claves que necesitarás tener en cuenta al momento de planificar un workshop.
1. ELEGIR EL LUGAR
Es conveniente realizarlo en un lugar que facilite la experiencia, donde no nos
encontremos con problemas repentinos, con servicios en perfecto funcionamiento, y por sobre todo que otorgue comodidad tanto a los invitados como a los expositores. Puede ser una sala de eventos de un hotel o una sala
de reuniones y/o de capacitaciones de la empresa.
2. DISPONER DE MATERIAL DE APOYO
Un buen workshop siempre tiene más material disponible del que utiliza durante la sesión, de modo de poder adaptar sus estrategias al público, puesto que no todo el mundo aprende igual ni reacciona igual ante los mismos
estímulos. Conviene contar con material visual de impacto, sencillo de entender, que fomente la concentración y no la distracción o la dispersión.
3. MANTENER UN BUEN RITMO
Se estima que el periodo de atención del ser humano dura unos 45 minutos continuos, razón por la cual las horas académicas tienen esa duración (y no los 60 de la hora reloj). En ese sentido, se debe mantener el ritmo de atención
durante sus puntos máximos y luego brindar descanso, a través de cambios de actividades o de tono, para no abrumar al grupo.
Un workshop de 4 horas debe tener al menos un break de quince minutos en el medio para que los asistentes descansen mentalmente.
4. OTORGAR ACREDITACIONES
Quienes asisten a un workshop lo hacen para crecer y mejorar, pero también deben sentir que han adquirido algo valioso, algo que colocar en sus hojas de vida (CV). Para ello las acreditaciones y diplomas son siempre una buena idea.
El lanzamiento es el tipo de evento empresarial que se utiliza para la presentación de un nuevo producto, servicio, o marca, y puede realizarse en la misma planta de producción como en cualquier otro sitio.
Para este tipo de evento se debe tener en cuenta:
Si el producto está condicionado por edad, poder adquisitivo, nivel socio-cultural. Esto nos va a permitir saber cuál va a ser nuestro público objetivo que conviene invitar al evento.
El lugar de realización del evento.
Si es un evento mixto (proveedores y clientes).
Si es abierto (público y periodistas) o cerrado (clientes internos).
Si se hace en simultáneo en distintos comercios, puntos de venta, etc.
Si es a nivel local, regional o nacional.
Es importante una carpeta de presentación, video ilustrativo, degustación,etc. para prensa y clientes.
Además de la descripción o muestra del producto podrán ofrecerse otros espectáculos afines.
Cómo organizar un lanzamiento de producto.
1. DEFINIR LOS OBJETIVOS
Como en todos los eventos empresariales siembre perseguiremos un objetivo
(o más de uno), así que debemos comenzar por conocer cual o cuales serán.
2. TRAZAR EL PRESUPUESTO
Una vez que tenemos definido cuál va a ser nuestro presupuesto podremos comenzar a buscar y a contratar el lugar y los proveedores que hagan falta y
determinar el número de invitados. Esto es muy importante ya que limitaremos el aforo de invitados a lo que podamos cubrir con nuestro presupuesto, y no a la inversa. Mucha gente piensa primero en hacer una lista
de invitados y luego se da cuenta de que el presupuesto con el que cuenta no le alcanza para invitarlos a todos y tiene que empezar a descartar asistentes.
3. ELEGIR LA FECHA
Como ya lo vimos anteriormente, siempre recordar elegir una fecha en la que no haya ningún otro evento que pudiera perjudicar la asistencia al nuestro.
4. CONFECCIONAR LA LISTA DE INVITADOS
No sólo vamos a confeccionar una lista con los nombres y apellidos de cada invitado, sino que también vamos a definir el perfil de los invitados, o sea,hacer una clasificación que puede ser de la siguiente manera: clientes directos,
clientes potenciales, periodistas, influencers, etc.
5. ELEGIR EL LUGAR
Tratar de elegir el lugar según la temática del producto a presentar. Por ejemplo, si el producto es una nueva raqueta de tenis, el lugar ideal podría ser una cancha o club de tenis.
También es fundamental que el lugar tenga alguna sala con capacidad para nuestra cantidad de invitados, que esté bien comunicada, que tenga buena acústica y equipamientos audiovisuales, y que haya algún encargado del lugar
que nos pueda asistir en lo que haga falta.
6. PREPARAR LAS INVITACIONES
Hoy en día estamos en la era digital, con lo cual las invitaciones suelen enviarse vía mail, aunque también se pueden enviar del modo tradicional si se desea, o
sea impresas. El diseño debe estar asociado con la estrategia del evento y es bueno tratar de elaborar un diseño creativo que llame la atención y que contenga toda la información y los datos del evento (dirección, fecha y hora).
7. CONTRATAR LOS SERVICIOS
Solemos comenzar con el catering ya que suele ser el servicio principal. Para
esto, los proveedores de catering con los que trabajemos nos pasarán sus
propuestas y nosotros decidiremos cuál es la más conveniente. Quizá
convenga más realizar un “coctel” o un “finger food”, si el evento tiene una
duración corta, o, por el contrario, si va a durar un par de horas quizá convenga
elegir una propuesta de comida más formal con varios platos.
Por lo general, en estos eventos la comida se suele dar sobre el cierre, o sea,
después del discurso de inicio o la presentación del producto.
8. DIAGRAMAR EL EVENTO
Este tipo de eventos suele comenzar con un discurso de bienvenida y continuar con la presentación del producto, en la que se puede realizar también una demostración de su funcionamiento. Luego se puede hacer un tiempo para
que la prensa o los asistentes hagan preguntas. Y finalmente el evento concluirá con un coctel o una comida, lo que genera también un momento propicio para que el público converse sobre el evento o el producto.
Ten en cuenta de que todo el evento debe girar en torno a una temática, desde la decoración hasta la comida elegida.
9. INCLUIR EL PRODUCTO A LA DECORACION
Es muy importante tratar de incluir el producto que se va a presentar dentro
de la decoración global del espacio. Por ejemplo, si el producto es una raqueta
de tenis podemos armar decorados en los cuales se exhiban las raquetas.
10. OBSEQUIAR REGALOS O MUESTRAS
En ocasiones, y dependiendo del producto que se presente, se suele regalar una muestra del producto a los invitados para que lo puedan probar y conocer de primera mano. Esto ayudará a impulsar el producto, ya que la mejor
estrategia de marketing es el boca en boca, así que si el producto genera confianza y aceptación, lograremos que todas aquellas personas lo comenten
y lo recomienden, de ahí la frase que dice “convertir a los clientes en embajadores de la marca”.
11. ESTABLECER UN PLAN DE DIFUSION EN MEDIOS
Esto es algo que podemos hacer en conjunto con nuestro cliente ya que deberemos seleccionar los medios de comunicación que nos interesa que
asistan al evento y que posteriormente puedan hablar o realizar alguna nota o artículo sobre nuestro evento y sobre el producto en sí.
Una vez seleccionados debemos enviar la convocatoria con la mayor antelación posible y con todos los datos del evento. Y luego confirmar la asistencia para poder establecer una previsión.
Durante el evento, debemos tener preparado todo el material de prensa para entregarle a los periodistas, y posteriormente, hacerles llegar por mail fotos y videos para que puedan realizar una nota o cobertura más completa.
Y, por último, días más tarde, es conveniente hacer un seguimiento y un chequeo de aquellos medios de comunicación para controlar las publicaciones
que hayan realizado sobre el evento y poder analizar y evaluar las repercusiones.
12. DIFUSION EN REDES SOCIALES
Esto es algo que lo suelen hacer las mismas empresas que contratan nuestro servicio. Ellos suelen tener algún que otro “community manager”, que son las personas encargadas del manejo de redes a nivel empresarial. Aunque
también lo podemos hacer nosotros mismos.
Lo que se hace puntualmente es utilizar las redes sociales (Facebook,Instagram, Twitter, etc.) para comunicar el evento, dar a conocer el producto y crear valor de marca. Durante el evento se deberá ir cubriendo con publicaciones, fotos y videos de lo que se está desarrollando. Hoy en día es
muy común utilizar la herramienta de los videos en vivo (streaming) que tienen Instagram o Facebook, ya que permite transmitir en directo todo el evento. Y,por último, al finalizar se podrá medir la repercusión y el alcance que ha tenido.
Ferias y exposiciones
para tal fin, los visitantes recorrerán y conocerán sus productos o servicios.
Las empresas patrocinadoras que participan con un stand en una expo lo hacen utilizando el evento como una herramienta de marketing y para potenciar sus negocios. Esto les permite conocer a sus consumidores,promocionarse y conseguir ventas. Las exposiciones incluyen intercambio de
información y generación de negocios. Como ejemplo podemos nombrar la famosa “Expo Eventos” y la “Feria Internacional de Turismo” (FIT).
En cambio, a las ferias se le suma el intercambio comercial y generalmente se encuentran en el ámbito de las actividades culturales y de entretenimiento,
como por ejemplo la “Feria Internacional del Libro de Buenos Aires” o la “Feria
de las Colectividades”. Esta es la gran diferencia: en las ferias, los stands
además de mostrar sus productos los comercializan en ese momento con el consumidor, en cambio, en las exposiciones generalmente cuentan con un público más especializado y el objetivo es generar posibilidades de negocios.
Características de las exposiciones
Aunque en muchos rubros, una misma exposición establece algunos días para el público en general (comúnmente los sábados y domingos) y otros días para el público especializado en la temática, la tendencia es que se incluyan
conferencias programadas especializadas, pero la actividad principal es la exposición en si, por lo que es importante encontrar un lugar en donde exista espacio suficiente para el armado de los stands o mesas para los expositores y
que los visitantes puedan recorrerla y desplazarse por el espacio libremente.
Como la convocatoria generalmente es masiva se recomienda realizar una campaña de prensa en los medios de comunicación además de publicidad para
así lograr la convocatoria deseada.
Una de las ventajas que tiene este tipo de eventos es que permite obtener
ingresos económicos a través de la venta de entradas, de los patrocinadores,
la venta de alimentos y bebidas, y de la venta en los stands (ferias).
Las exposiciones surgieron a raíz de ciertas necesidades empresariales básicas que son, por un lado, el intercambio comercial y de información, y por otro lado, la necesidad de comunicarse directamente y cara a cara con el
consumidor o cliente. Pensemos que ni la tecnología ni el mundo virtual han podido suprimir aún hoy la importancia de ver, probar, tocar y sentir en carne propia un producto y conocer a la empresa que lo provee.
Es bueno que sepas que la gente que asiste a una exposición lo hace porque se encuentra con todos los proveedores y pares en un mismo lugar, porque busca información sobre los productos, las últimas tendencias y estilos, y
porque puede probar y evaluar los productos que está interesado en adquirir.
Pensemos a modo de ejemplo en una exposición de celulares. La gente que asiste lo hace porque puede encontrar a todas las empresas del sector reunidas en un mismo lugar (Motorola, Samsung, Apple…) y esto le permite
poder conocer los últimos modelos, probarlos y evaluarlos para luego decidir una posible compra, que podrá ser física en una tienda o por internet.
Por otro lado, las ferias y exposiciones se pueden clasificar según sean:
1. Abiertas: público en general, con el pago de una entrada o sin ella.
2. Cerradas: para un público en particular, con entrada paga o gratuita.
3. Generales: temáticas variadas (Rural, Feria de las Naciones).
4. Monográficas: apunta a un tipo de producto o temática y de público
interesado en ella (Feria del Libro, del Automóvil, entre otras).
Cómo organizar ferias y exposiciones.
Para empezar, hay que saber que las empresas que participan en una feria o exposición utilizan el evento como una gran oportunidad para comunicar,
exponer y vender sus productos, y sobre todo su marca, para cerrar nuevos acuerdos de colaboración y entrar en contacto directo con clientes, tanto potenciales como actuales.
A continuación, vamos a ver cuáles son los pasos o las pautas generales a seguir para la organización de ferias y exposiciones exitosas:
1. PLANIFICAR CON ANTICIPACIÓN
Estos eventos requieren de mucho tiempo de planificación y montaje, por lo que es necesario estimar cuál va a ser el tiempo prudencial que necesitaremos en virtud de la magnitud del mismo.
Y aquí también vamos a comenzar por:
a) Establecer el o los objetivos
b) Conocer el presupuesto
c) Establecer el potencial del evento (cantidad de stands o de empresas expositoras y la cantidad de asistentes/público estimado)
d) Hacer un cálculo estimativo del material y del personal necesario
2. ENCONTRAR EL LUGAR ADECUADO
La elección del espacio es uno de los puntos más importantes para la organización de cualquier evento, pero más aún para una feria o exposición,
ya que tiene que ser elegido teniendo en cuenta las necesidades de los expositores/feriantes, tanto como la de los asistentes. Se trata de que asista la mayor cantidad de público posible, pero evitando generar incomodidades.
Por lo tanto, va a ser clave la ubicación del lugar, siendo ésta una ubicación estratégica que permita el acceso desde varios puntos de la ciudad y desde diversos medios de transporte. Pensá por ejemplo en el predio de “La Rural”
de Buenos Aires, y decime si no te resulta un lugar estratégicamente ubicado.
Asimismo, la accesibilidad se aplica también al recinto en sí: ¿cuenta con varios accesos, estacionamiento, accesos habilitados para personas con movilidad reducida, salidas de emergencia, espacio suficiente para la circulación cómoda
de todos los asistentes en su interior y espacio para todos los stands previsto?
3. ELEGIR UNA FECHA QUE NO COINCIDA CON OTROS EVENTOS
Tener en cuenta este hecho del que ya vengo hablando mucho. Solamente si consideramos que podremos aprovechar para nuestro evento el tráfico que
genera algún otro, podríamos plantearnos organizar en las mismas fechas,
aunque suele ser un poco jugado.
4. BUSCAR PATROCINADORES
Los patrocinadores dan un gran impulso a la promoción y, por lo tanto, al éxito de los eventos profesionales como puede ser una feria. Lo ideal es conseguir varios pequeños patrocinadores o uno principal. Este debe contar con una
gran experiencia en el sector y ser considerado un experto por parte de los asistentes.
5. PROMOCIÓN DEL EVENTO
Este es uno de los eventos que demanda mayor grado de promoción, ya que de eso dependerá la concurrencia y el éxito que pueda llegar a tener. Lo
interesante es que una parte de la promoción va a estar cubierta por el o los patrocinadores. Por ejemplo, si Samsung es nuestro patrocinador, la empresa se va a encargar de promocionar la expo porque le conviene para su negocio.
En lo que respecta a la promoción tradicional para este tipo de evento, las principales decisiones que se deben tomar tienen que ver con la venta de entradas y stands. Para ello es conveniente utilizar diferentes herramientas y canales como las llamadas a puerta fría, el envío de correos electrónicos
informativos, los carteles, la comunicación en redes sociales, etc., sin perder nunca de vista cuál es el público objetivo de nuestro evento.
6. CONTRATAR LOS PROVEEDORES
Conviene comenzar con el catering, ya que la comida y la bebida son necesarias para que los asistentes repongan fuerzas. Y en este punto no hay que olvidarse del personal de los stands, que muchas veces no pueden abandonarlo por mucho tiempo y también necesitarán comer y beber, así que
debemos hacer que el personal del catering les provea de platos y bebidas.
Trata siempre de contratar un buen servicio de catering que te pase diferentes propuestas para elegir la que te resulte más conveniente. Y una vez cerrado el catering podrás continuar con la contratación de los demás proveedores.
7. TRABAJAR EN EL POST-EVENTO
Es importante hacer un seguimiento y conocer las repercusiones que ha tenido el evento. Y esto se logra recolectando opiniones y comentarios de todos los
participantes sobre la organización y la experiencia que cada uno vivió para así mejorar en las próximas ediciones.
Para concluir, recordar siempre prever un “Plan B” por si acaso y tratar de poner todo tu empeño en facilitar el cumplimiento de los objetivos que cada uno de los feriantes y/o expositores se planteó conseguir al decidir participar.
TRABAJO PRÁCTICO
B)EXPLICAR LOS TIPOS DE EVENTOS
