ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CATERING
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TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYEC3"
CLASE 3
LOS EVENTOS SOCIALES
Conceptualización y clasificación
Los eventos sociales son los orientados al ámbito privado, familiar o de relaciones sociales tales como amigos, compañeros, etc. Por lo general son encuentros o reuniones que tienen un motivo de celebración, tal es el caso por
ejemplo de un bautismo, un cumpleaños, o una boda. Pero también encuadra dentro de esta definición de evento social una juntada entre amigos que se reúnen un domingo en un determinado lugar a comer y a pasar un buen rato,
sin que hubiera un motivo concreto de celebración en sí.
Principales eventos sociales
A continuación conoceremos cuáles son los eventos sociales más comunes y luego estudiaremos la organización de los mismos.Cuando uno piensa en un evento social
seguramente lo primero que se le viene a la mente es un casamiento. Las bodas suelen ser los más importantes de los eventos sociales y los que más preparativo y organización demandan.
Para su organización son clave la elección del
lugar y conocer los gustos y preferencias de los
novios para poder trabajar en base a eso.
Tienen primero una ceremonia religiosa en una
iglesia católica, y luego un festejo o celebración.
No es muy frecuente que las personas contraten
un servicio de organización, ya que lo suelen
organizar las propias familias. De todas formas,
hay que saber que en el caso de las comuniones
son eventos a los cuales suelen asistir gran
cantidad de niños, por lo que los servicios que
se contraten deben estar adaptados a ellos.
Los cumpleaños son los eventos sociales más
comunes y frecuentes ya que toda persona
suele celebrar todos los años. Los festejos de
aniversarios, en cambio, suelen ser más
frecuentes en parejas que llevan muchos años
juntos y quieren celebrarlo con su entorno más
íntimo. Lo que más se celebra son las 'Bodas de
Plata' a los 25 años y las 'Bodas de Oro' a los 50.
Las graduaciones son es el festejo elegido por
los cursos de estudiantes que terminan e
secundario o aquellas personas que se reciben
en la facultad. Dependiendo de quien se trate,
es muy importante la elección del lugar. Este
podría ser: un salón de fiestas, un auditorio, un
bar o una discoteca. Prestar mucha atención a
la cuestión del alcohol al organizar un festejo
para menores de 18 años. Siempre hay que ser
conscientes de los riesgos que puede acarrear
la elección de un lugar inapropiado.
Son eventos si se quiere más informales que
todos los anteriores, ya que no necesitan de un
motivo aparente para llevarse a cabo. Esto
hace que sean más fáciles y menos estresantes
de organizar, pero no por eso menos
importantes. Por lo general no suelen requerir
de los servicios de un organizador de eventos.
Son eventos para celebrar la reciente o
futura llegada de un bebé. Los invitados
llevan pequeños regalos para la madre
(pañales, mantas, biberones, ropa, etc). Es
común que se abran los regalos durante la
fiesta. La organización suele estar a cargo
de las amigas de la madre, y suele llevarse
a cabo en la casa de alguna de ellas, siendo
un festejo muy íntimo en el que no se invita
a gran cantidad de invitados (entre 20 y 30).
Originariamente sólo se invitaban a las
amigas de la madre, pero hoy en día también se incluyen a los amigos del padre.
El catering suele estar compuesto de una mesa buffet y una mesa de dulces o “candy bar”, y una torta especial con el nombre del bebé (si ya se conoce). El ingrediente principal de un baby shower son los juegos en los que
participan tanto los invitados como los padres o futuros padres.
Mediante estos dos eventos los judíos celebran
el paso de la niñez a la adolescencia. Las niñas
lo celebran al cumplir los 12 años (bat mitzvá) y
los niños a los 13 (bar mitzvá). La ceremonia se
realiza el primer sábado posterior a la fecha de
cumpleaños. Y al igual que una comunión, en la
que primero se lleva a cabo la ceremonia
religiosa, el bar y bat mitzvá también cuenta
primero con su celebración religiosa que se
realiza en un templo. De esta celebración se encargará la familia. Nosotros como organizadores, si nos toca, nos encargaremos de la celebración social (de la fiesta). El festejo puede ser comparable con el festejo de 15 de una señorita.
Lo que hay que tener en cuenta para la realización de este tipo de evento es:
La fecha. Debe ser como ya dijimos después del día de su cumpleaños,
y de ser posible el mismo sábado de la ceremonia religiosa.
Los invitados. Para la ceremonia religiosa se invita a la familia más
cercana y para la fiesta a los amigos/as del niño/niña, y a la familia.
El catering. En toda ceremonia o celebración judía el servicio de catering
debe cumplir con las normas “kosher”, que establecen cuáles son aquellos alimentos y bebidas que les está permitido consumir. Inclusive hasta la barra de tragos debe tener en cuenta este detalle ya que hay determinadas marcas de bebidas que no están permitidas. Por ejemplo,
el Fernet Branca no puede ser utilizado, en cambio sí puede ser el Fernet 1882. De todas formas, cuando tengamos que contratar el servicio de catering y la barra, las empresas suelen estar en el tema y la gran mayoría tiene propuestas de servicio kosher.
Cómo organizar un evento social
La mayoría de los eventos sociales mantienen una misma estructura organizativa como base. A continuación, vamos a conocer cuáles son las etapas o los pasos a seguir una vez que nos hayan contratado para organizar una celebración social y tengamos definido un presupuesto estimativo.
1. ELEGIR EL LUGAR Y LA FECHA
Para la elección del lugar lo primero que hay que tener en cuenta es la cantidad de invitados. Suponiendo que el evento que debemos organizar es para 100 invitados entonces vamos a buscar salones o lugares para esa cantidad. Y en
segundo lugar debemos tener en cuenta la accesibilidad al lugar, o sea, cuán fácil será para los invitados el poder llegar. Y, por último, es importante
también elegir el lugar en función de la temática y de las necesidades del cliente. ¿Qué quiero decir con esto? Que si nos piden organizar un casamiento y los novios desean un festejo al aire libre entonces lo lógico es que nos
inclinemos por alguna estancia o una quinta en vez de un salón cubierto. Igual siempre hay que tener presente el famoso “Plan B”. ¿Cómo sería en este caso? Si contratamos
una quinta porque los novios prefieren un lugar al
aire libre, tenemos que tener contemplado que el
lugar cuente con un salón cubierto, o al menos
contratar un gazebo o carpa, por si el día del evento
pronostican lluvias y/o para proteger del sol.
En cuanto a la fecha siempre hay que tratar de elegir la que sea más conveniente para el anfitrión como para los invitados. Para el caso de los casamientos se sugiere evitar los meses de enero y febrero ya que mucha gente se va de vacaciones. Los meses más propicios y elegidos para los festejos de bodas suelen ser de marzo a mayo y de septiembre a diciembre. De todas
formas, muchas veces la fecha ya nos viene impuesta por el cliente, a veces en casamientos y otras veces en fiestas de cumpleaños, ya que siempre uno suele festejar el fin de semana de su cumpleaños, y las bodas se intentan celebrar
inmediatamente después de la ceremonia religiosa o del civil.
2. PENSAR EN LA AMBIENTACION Y DECORACION
Por lo general los eventos sociales giran en torno
a una determinada temática, por lo tanto, es
buena idea tratar de ambientar el evento a esa
temática o a los gustos del anfitrión (cliente).
Y además de la decoración del lugar, la temática
también se puede adaptar a algunos de los
proveedores de servicios que vayamos a
contratar. Por ejemplo, supongamos que
debemos organizar una boda que tenga una
temática caribeña, y contratamos una barra de tragos, lo mejor sería que la barra nos provea de una carta de tragos relacionados con esa temática, o sea tragos tropicales con muchas frutas de estación, y con una barra (mobiliario)
rústica y con detalles caribeños. Lo mismo para el catering en cuanto a la comida, y al disc jockey en cuanto a la música.
3. CONTRATAR LOS PROVEEDORES
Este es el punto en el que buscaremos, elegiremos y contrataremos a los proveedores de servicios que vayamos a necesitar: catering, barra de tragos,
disc jockey, fotógrafo, ambientación, souvenirs, invitaciones, shows, etc.
4. INVITACIONES Y ASISTENCIA
Ahora es cuando mandaremos las invitaciones, ya
sean impresas o en formato digital, a todos los
invitados de nuestra lista y luego pediremos
confirmación. Siempre es conveniente enviar las
invitaciones con la mayor antelación posible para
lograr una mayor asistencia, aunque es casi
inevitable no tener alguna que otra baja o ausencia el
día del evento.
En las invitaciones, que por lo general se mandan a
diseñar, debe constar toda la información del evento.
Además de la fecha y el lugar conviene incluir la forma de llegar, el tipo de celebración y el código de vestimenta, si es necesario.
En cuanto a la confirmación de asistencia podemos realizarla al poco tiempo de haber enviado las invitaciones, y realizar una nueva confirmación la semana previa al evento. Ten en cuenta que alguno de los proveedores te va a solicitar
el número final de invitados, como por ejemplo el catering y la barra de tragos,
ya que sus servicios se ofrecen y se cobran por invitado.
5. ARMAR EL CRONOGRAMA DEL EVENTO
El timing o cronograma tiene que ver con cómo
va a estar estructurado el evento, etapa por
etapa, horario por horario. Más adelante lo
estudiaremos en detalle y te voy a enseñar
como diseñar distintos tipos de cronogramas.
Es fundamental que los proveedores de servicio
principales cuenten con una copia del timing
para poder cumplir con los tiempos y horarios
estipulados. En una boda el catering tiene que
saber en qué momentos u horarios debe sacar cada uno de los platos, al igual que el disc jockey debe conocer en qué lapsos horarios debe musicalizar las
tandas de baile, por citar algunos ejemplos.
6. DEFINIR NUESTRO STAFF DE ASISTENTES
Según la magnitud del evento vamos a necesitar contar con
asistentes para estar con nosotros el día de la celebración.
Es importante saber repartir las tareas y delegar para que
cada asistente se ocupe de una tarea específica, como
recibir a los invitados y acompañarlos a sus ubicaciones.
7. COORDINAR CON LOS PROVEEDORES
Es necesario establecer una coordinación previa con cada uno de los proveedores para tener la tranquilidad que está todo bien encaminado y que no haya ninguna sorpresa el día del evento.
Comunicarse con cada uno y preguntarles si va todo bien, si necesitan algo más de nosotros y si entendieron todas las directrices que queremos que respeten.
8. CONTROL Y SUPERVISION
Durante el evento estaremos en constante control y supervisión de todo lo que
suceda. Y si surge algún imprevisto, que muchas veces sucede, es necesario
tratar de solucionarlo de la mejor manera y en el menor tiempo posible, sin que sea percibido por el cliente y por los invitados.Debemos tratar a los proveedores con respeto y total profesionalismo, pero controlando que cada uno cumpla con lo que ha sido pactado. Al finalizar el
evento haremos una evaluación de todos los proveedores para saber con quienes continuar trabajando, y si debemos dejar de contratar a alguno que no ha estado a la altura de las expectativas o que no nos cumplió.
9. PROMOCION
Durante el desarrollo del evento, además de estar presente
y en contacto con el cliente, es bueno generar vínculos y
nuevas relaciones que nos permitan publicitar nuestro
servicio. Pensemos que cada invitado es un posible cliente
a futuro. Y que mejor momento que éste para mostrarnos,
en el que los invitados están siendo protagonistas del
evento, pudiendo evaluar nuestra forma de trabajo.
Proveedores de servicios
Te voy a enumerar cuáles son todos los servicios que podemos llegar a necesitar en un evento social, dependiendo del tipo de celebración.
1. Salón de fiestas o lugar de celebración
2. Catering
3. Disc Jockey
4. Barra de tragos
5. Ambientación y decoración
6. Fotógrafo
7. Souvenirs, tarjetas e invitaciones
8. Shows (musicales o de entretenimiento)
Con el correr del tiempo y de los eventos uno se va haciendo de una agenda de proveedores. Recomiendo trabajar con pocos de cada rubro, pero que sean buenos y confiables, quienes hayan demostrado que trabajan con total
seriedad, profesionalismo, y, sobre todo, que son responsables y cumplidores.
Pensemos que un evento es una única oportunidad de mostrar algo, un solo día en el que todo tiene que salir bien. Imagínate que pasaría si un proveedor poco serio no se presenta por x problema, te puede arruinar el evento.
MEGA-EVENTO
mundiales de futbol, los festivales de música y las reuniones de un mínimo de entre 3000 y 4000 personas.
Consideraciones en cuanto a su organización
lo que se deben tener en cuenta,muy especialmente, los accesos y salidas, las salidas de emergencia, y la buena visibilidad.
2. Es fundamental contar con el personal de seguridad suficiente, y siempre asegurarse de contratar profesionales, para lograr mantener el orden en todo momento y contener situaciones indeseadas de disturbios.
3. Asegurar el buen estado y funcionamiento de las gradas y cerciorarse de que soporten el peso del público estimado.
4. Chequear que las salidas de emergencia no estén bloqueadas y estén provistas de una buena iluminación para que puedan ser visualizadas fácilmente.
5. Lograr una buena señalización por todo el lugar y evitar la aglomeración de personas en los accesos.
6. Proveer de la cantidad de sanitarios necesaria para la cantidad de público prevista y mantenerlos bien cuidados y en perfectas condiciones de higiene.
7. Tratar de evitar la reventa de entradas, contratar personal improvisados y poco personal, en especial de acomodadores y de seguridad.
8. Solicitar todos los permisos correspondientes que se requieran.
9. Probar equipos, tanto de sonido como de iluminación.
10. Distinguir las gradas y el personal con vestimenta y colores fluorescentes.
CONFERENCIA
La conferencia es una reunión en la que una o varias
personas exponen en torno a un tema determinado.
Generalmente, tienen lugar en un recinto cerrado
donde el público está sentado. El auditorio debe estar
preparado para solamente escuchar, dado que la
comunicación va en un sólo sentido.
Es necesario que el organizador conozca la duración de
la disertación y las necesidades del orador acerca del equipamiento técnico,como parlantes y micrófonos. También se requerirá, en algunos casos, de
proyector, videos o PC, para hacer más amena la charla o para visualizar mejor los temas expuestos.
COLOQUIO
Es una reunión informal en la que expertos o
profesionales de diversas disciplinas exponen sus
conocimientos, se discute el tema propuesto y puede o
no llegarse a un acuerdo. Vendría a ser como un
intercambio de ideas.
SEMINARIO
Es una reunión de estudio. Así, sobre un tema
determinado, cada disertante expone en forma
individual desde su área específica o desde su punto
de vista. El tema propuesto se desarrolla
integralmente y en profundidad. Los disertantes no
necesitan estar de acuerdo. Al finalizar puede
entregarse un certificado de participación.
SIMPOSIO
Los simposios eran los almuerzos que realizaban los
médicos para discutir una enfermedad, un diagnóstico
o un tratamiento. Actualmente designa la reunión de
un grupo de entre tres y seis expertos o técnicos que
dominan una profesión y tratan un tema específico
cuyo propósito es exponerlo con ideas o puntos de vista
divergentes ante un auditorio que comparte ese
interés. Cada uno de ellos expone en forma individual, coherente y
sucesivamente durante 15 a 20 minutos, a veces coordinados por un
moderador.
DEBATE
El debate es una reunión informal que dura 50 o
60 minutos en la que un grupo de entre diez a
veinte personas intercambian ideas. Suele ser
guiada por un moderador o conductor. Portavoces
de cada grupo expresan sus opiniones de acuerdo
con sus reglas de tiempo y temas de discusión.
Puede ser presenciada por el público y
transmitida directamente por medios de
difusión.
CONCURSO
Un concurso se divide en varias etapas. Se
comienza por establecer las bases, elaborar un
reglamento y designar un jurado. Ya sea para un
concurso de pintura, de stands en una exposición
o de selección de la mejor promotora, etc. Siempre
interviene un jurado el cual elige a una o varias
personas de acuerdo a las categorías que se hayan
fijado, y adjudica el premio. Según el tipo de
concurso puede hacerse un acto público para la entrega de premios que podrá tener diferentes características de acuerdo a la envergadura, presupuesto y
tipo de premio.
Es habitual realizar este tipo de concursos para la elección de la reina de alguna ciudad, región, producto, etc. En nuestro país el concurso más importante es la elección de la “miss argentina”, que luego se presenta para competir en el
de “miss universo”. Otros concursos de belleza importantes son el de “reina de la vendimia”, que se realiza en Mendoza; el de la “reina del mar”, en Mar del Plata, y el de la “reina nacional del turismo”. En el caso de este tipo de
concursos, deberá tenerse en cuenta que la ganadora representa a su país, por lo que tiene que poseer otras cualidades aparte de belleza física y conocimientos, como cultura general, dominio de las reglas de protocolo y
saber actuar correctamente en sociedad con cordialidad y amabilidad.
PRESENTACIÓN DE LIBROS
Puede hacerse en una librería, un auditorio, una
biblioteca o en el salón de un hotel. La feria del libro
también es un lugar elegido para este fin, pues presta
un marco adecuado: allí está el público interesado
directamente que desea estar en contacto con el
autor. Generalmente, una o dos personas presentan al
autor y hablan sobre su obra. Se invita a familiares y
amigos del escritor, a críticos literarios, a alumnos de talleres, y a periodistas de las secciones especializados de los medios.
No es obligatorio servir nada, pero según donde se desarrolle el acto, podrá ofrecerse una copa de vino. Generalmente se utiliza un sector para la venta del libro que se presenta, ya que está la posibilidad de que el autor firme los
ejemplares. Es una venta de tipo "no agresiva". A veces, conmemorando esta ocasión, se hacen tiradas reducidas, numeradas y en papel especial. De acuerdo a la temática y al autor, podrán realizarse otro tipo de actos como
shows de música, de danza, o la proyección de un video, por ejemplo.
Son eventos de tipo promocional pero sin un rédito económico inmediato.
EVENTOS DEPORTIVOS
Son eventos comúnmente calificados de "mega
eventos" por el nivel de público asistente que los
caracteriza. La publicidad y la promoción en todas
sus formas y en todas las instancias del evento
constituyen un aspecto distintivo del mismo.
Son aspectos clave los sistemas de acreditación y
mecanismos de acceso a los diferentes sectores
donde se realiza el evento y el control de los mismos.
Debe considerarse:
Stands de bebidas y comida con adecuado control bromatológico
Servicios sanitarios y servicio de emergencias
DESFILE DE MODA
Es la reunión en donde se exhibe la ropa que marca la
tendencia de esa temporada: sus formas, telas, colores y
diseños se muestran a los medios, a los mayoristas y al
público en general.
CONGRESO
Un congreso es una reunión muy importante en la
que los miembros de una asociación u organismo se
encuentran para tratar determinados temas y tomar
decisiones. Hay tantos tipos de congresos como
profesiones existen. Y pueden ser: abiertos (de acceso
libre) o cerrados (con invitación).
Es uno de los eventos más complejos de organizar por su duración, que puede ser de 2 a 5 días, por la cantidad de participantes y disertantes, y por la
modalidad y la diversidad de las reuniones.
Por esta razón es que se trata de eventos que suelen ser llevados a cabo por un Organizador Profesional de Congresos (OPC) que es aquel que tiene una formación y especialización en este tipo de actos.
CONVENCIÓN
La convención es una reunión informativa, formal y
generalizada (que puede ser abierta o no) de un grupo
de personas que comparten intereses similares, ya sean
comerciales, industriales, profesionales, políticos,
particulares, religiosos, o de otra índole, y que
convergen en una fecha y lugar determinados
previamente, para convivir, tratar asuntos de interés
común, y tomar, en algunos casos, decisiones al respecto. Según su carácter,
la convención puede ser institucional, de asociaciones o empresarial.
Las convenciones corporativas son las que organizan las grandes empresas con el objeto de motivar, capacitar y entrenar a su personal. Se caracterizan por
ser obligatorias y frecuentes, con un gran volumen de asistencia, ya que los gastos están a cargo de la empresa.
Consideraciones en cuanto a su organización.
1. ELEGIR EL LUGAR
Lo más importante en la elección del lugar, además de la accesibilidad, es que sea un espacio que se ajuste a nuestras necesidades, o sea que disponga de salas y/o algún auditorio con capacidad para la cantidad de invitados prevista
y que además cuente con todas las instalaciones necesarias.
2. DEFINIR LA FECHA
Lo mejor es elegir un día de semana que no sea ni lunes ni viernes. Lunes porque suele haber una carga de trabajo del fin de semana, y viernes porque casi todo el mundo está pensando en llegar a sus casas y empezar el fin de
semana. Con lo cual una buena opción puede ser un miércoles o un jueves.
Por otro lado, evitar los meses de temporada alta, o sea de verano, ya que están las vacaciones, con lo cual mucha gente no va a poder asistir. Los meses de primavera suelen ser los más propicios, pero también los más demandados
para este tipo de eventos, con lo cual se hace más difícil conseguir un buen lugar, por disponibilidad y porque justamente suelen estar más caros. Una buena opción sería en los meses de finales del otoño y principios del invierno.
3. SELECCIONAR LOS PONENTES
Buscar personas que sean relevantes en el sector para que puedan añadir valor tanto a la convención como a la empresa, y que a su vez sean influyentes.
4. PROVEEDORES
Para este tipo de eventos el proveedor más importante será el de
audiovisuales (iluminación, audio y video). Y en el caso de que la convención
sea internacional con muchos asistentes extranjeros necesitaremos contratar además algún especialista en interpretación (traductor).
VERNISSAGE
Vernissage proviene del francés, vernis (barniz) y
hace referencia al acto de apertura de una
exposición. Antiguamente, cuando los pintores
finalizaban su obra, le daban una capa de barniz
para protegerla e invitaban a los amigos a verla.
En la actualidad, las exposiciones generalmente se
hacen en una galería de arte. Igualmente, pueden
realizarse en un museo, en el lobby de un hotel,
etc. Durante su desarrollo habla un crítico o hace la presentación algún artista,y, al finalizar, se ofrece una copa de champagne o vino.
Consideraciones en cuanto a su organización
es un evento informal en donde la gente se encuentra de pie, se debe calcular
1 metro cuadrado por persona. Por lo tanto, sin tenemos 50 invitados necesitaremos que el espacio sea de al menos 50 metros cuadrados.
La convocatoria se hace a través del mailing del artista o de la misma galería de arte. Un aspecto a tener en cuenta es la seguridad de las obras expuestas:
en general, las galerías de arte cuentan con un seguro, pero es indispensable estar informado sobre si es necesario contratarlo aparte. Para que las obras se luzcan debe cuidarse la iluminación ya que ésta ayuda a una mejor apreciación.
La duración suele ser de 2 o 3 horas y es común ofrecer un servicio de catering con bebidas y bandejeo de tipo finger food (comida rápida para pinchar).
Si el artista es pintor, dibujante o caricaturista puede dar una demostración de su talento en vivo. En este caso incluiremos un atril en el salón para que los invitados puedan ver cómo es su proceso creativo. Asimismo, deberá conversar y responder todas las consultas de los presentes.
Al finalizar se puede entregar souvenirs a los asistentes. Por ejemplo, un objeto con imágenes de la obra del artista. Por último, hay que tener en cuenta el traslado de las obras y fijar fecha de cierre para el desarme de la exposición.
TRABAJO PRÁCTICO
B)EXPLICAR CÓMO ORGANIZARÍAS UN EVENTO SOCIAL
