ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CATERING

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TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYC5"

CLASE 5

El catering según el tipo de evento

Debes saber que no todos los eventos son iguales, tampoco lo son las circunstancias y los horarios. Esto significa que cada evento tiene sus requerimientos específicos. Por esta razón, saber seleccionar el tipo de catering correcto dependerá de las características del evento o celebración.

A continuación, vamos a conocer los diferentes tipos de catering que existen para saber cuál será el más apropiado para el evento que vayamos a realizar.

1. DESAYUNO

 Continental / tradicional / argentino: contempla distintos tipos de infusiones (agua, té, café, chocolate, leche, etc.) y distintos tipos de comidas (facturas, medialunas, pan, manteca, mermeladas).

 Brasilero (caribbean breakfast): contempla el mismo tipo de infusiones que el continental, pero agrega jugos naturales y licuados. Y en comidas podemos encontrar frutas naturales de estación, fiambres frescos,yogures, y copos de maíz.

 Americano: similar al desayuno brasilero, pero agrega alimentos cocidos tales como panceta (tocino, bacon), huevos revueltos,salchichas, hamburguesas, omelettes.

Puntos a tener en cuenta en cuanto a los desayunos y los eventos en los cuáles se suelen servir:

a) Desayuno de negocios o de trabajo:

 Se realiza para un número acotado de personas (entre 8 y

 Debe contemplarse una agenda del día con el fin de optimizar tiempos y ordenar el evento.

 Puede llevarse a cabo en la casa del anfitrión, en el despacho, en el comedor de la empresa, en alguna sala de reunión o en un bar, cafetería o restaurante, con divisiones o salones preparados o dispuestos para tal fin.

 La idea puntual es la de trabajar, motivo por el cual el desayuno se limita al servicio de infusiones clásicas y canastas con medialunas.

 Si es para personal interno se realiza de 7:00 a 8:00 am. Y si es para personal externo, de 8:00 a 9:00 am.

b) Social / eventos:

 Es común llevarlo a cabo antes de algún tipo de disertación, en congresos, seminarios, y eventos de este tipo. Puede ser de sentado o de parado. En este último caso la gente circula por entre las mesas estratégicamente ubicadas sirviéndose el tipo de comida que el

desayuno ofrezca, y, en otra mesa, son servidas por los mozos las distintas infusiones.

2. COFFEE BREAK

Se utiliza en eventos empresariales y presenta las siguientes características:

 Tiene una duración de entre 15 y 30 minutos;

 Es una pausa para tomar un café, consultar los mails, hablar por teléfono, ir al baño, etc.;

 Suele ser de tipo buffet con infusiones de café y té, agua y jugos, y algún que otro bocado para acompañar (2 o 3 bocados por persona)

 Debe ser de nivel y muy creativo;

 Pueden existir tantos coffee break como presupuesto y ganas tenga el cliente;

 Intentar no superponer instancias gastronómicas (ejemplo hacer un coffee break muy cerca de un almuerzo)

3. BRUNCH

Comúnmente posee las siguientes particularidades:

 Se realiza a las 11.00 (une el desayuno y el almuerzo)

 Tiene una duración de una hora y media;

 Se caracteriza por ser ni tan liviana como el desayuno ni tan pesada como el almuerzo;

 Se utiliza principalmente para reuniones de negocios;

 Todavía no está del todo establecida en nuestro país;

 Es similar al desayuno americano, pero agrega tartas, terrinas, y otras opciones;

 Cuando es estrictamente empresarial se suele armar una mesa bufet,sin alcohol, con postre y bebida.

4. ALMUERZO

Dentro de la gama de los almuerzos podemos destacar:

a) Banquete, con varios platos:

 Recepción

 Entrada

 1er plato (plato liviano)

 2do plato (plato fuerte o principal)

 Postre

 Café con mesa dulce

b) Campestre:

 Suele ser al aire libre y con una impronta de campo y folclore.

 Recepción con gauchos y chinas (u hombres y mujeres vestidos de);

 Shows tradicionales (ballet folclórico, doma, jineteada, paseo en sulky, desfile de caballos, payadores, etc.);

 La mise en place está dada por mantelería a cuadros rojos y blancos,paneras de mimbre, tablitas y cuchillos de buen corte;

 Degustación de empanadas, embutidos y fiambres regionales con vino patero;

 Entrada: rueda de achuras y provoleta;

 Plato principal: distintos cortes de carne;

 Postre tradicional: panqueque mixto, postre vigilante (queso y dulce), flan mixto, café con pastelitos.

 Por la tarde, mateada o mate cocido con pastelitos y torta frita.

c) Almuerzo de negocios:

 De 1 hora de duración;

 Liviano, abundante y nutritivo;

 Compuesto por: entrada, plato principal, postre y café.

 No se bebe alcohol.

5. TE O “FIVE O´CLOCK TEA”

El té de las 5 se puede hacer con distintas finalidades:

 Ocio o encuentro entre amigos.

 Evento de caridad o evento arancelado, que puede ir

acompañado de otras actividades o entretenimiento.

 Incluye té y galletas o pasteles de varios tipos, como los

scones y las magdalenas (muffins).

6. CÓCTEL

Conserva las siguientes características:

 Son eventos donde los comensales suelen estar de pie y se bandejea bebidas y comida tipo finger food.

 Se sirven aproximadamente entre 15 y 20 piezas por persona (entre dulces y saladas) acompañado de bebidas (normalmente alcohólicas,aunque también algunas sin alcohol).

 En algunos cocteles puede haber un "open bar" (barra de tragos)

 Suele tener una duración de 2 horas. El horario habitual por la

mañana es de 11.00 a 13.00 y por la tarde de 19.00 a21.00hs.

7. LUNCH

Al cóctel se le agregan alimentos dispuestos en islas o rechauds para comer

en estilo mesa americana. Ideal como recepción a un evento o como final de evento (inauguraciones, actos académicos o comerciales, entre otros).

8. CENA

La cena suele utilizarse más que nada en eventos sociales, destacándose principalmente en las fiestas de casamiento, dónde por lo general mantienen la siguiente estructura con una duración de entre 6 y 8 horas:

 Recepción (45 minutos)

 Entrada

 1er plato (plato liviano)

 2do plato (plato fuerte o principal)

 Postre

 Café

 Brindis

 Mesa dulce

 Final de fiesta

9. APRES DINER O AFTER DINNER

Tanto en francés como en inglés, significa “después de la cena”, y se da para aquellos invitados que no fueron invitados a la cena, a los cuáles sólo se les

ofrece una mesa de dulces, café y bebidas.

Es muy común en las fiestas de casamiento, dónde los novios deciden invitar a algunos de sus invitados para que asisten después de la cena, a veces por una

cuestión de presupuesto y otras veces porque no son personas del entorno íntimo.

10. VINO DE HONOR

Este tipo de catering presenta las siguientes características:

 Se utiliza para acompañar presentaciones de libros, actos

institucionales, muestras de arte, vernissage.

 Se sirve jerez, vino dulce, vino blanco y champagne.

 Se suele realizar de 11.30 a 12.30 o de 18.00 a 19.00 hs.

 Se sirven dos bocados por persona.

11. BRINDIS

 Ideal para celebrar determinada ocasión o circunstancia;

 Se sirve champagne, sidra o vino;

 No es obligatorio, pero podemos acompañarlo con algunos bocados;

 Los mozos deben servir bebida constantemente.

12. APERITIVO

 Suelen ser bebidas o bocados que se sirven primero, antes de otras instancias de comida y/o bebidas.

 Duración: 15 a 30 minutos;

 Se calculan dos bocados por persona.

CHECK LIST DE SERVICIOS GASTRONOMICOS

Una vez que ya tenemos definido y contratado el servicio de catering apropiado para nuestro evento, es recomendable y conveniente armar un check list en el que detallaremos cada uno de los menús y productos que vamos a ofrecer durante el desarrollo del evento.

Este check list, que lo armaremos en base a los datos que nos brinde el responsable de la empresa de catering, se lo enviaremos a nuestro cliente para su aprobación y que nos diga si está de acuerdo o si prefiere quitar o agregar algo. Y posteriormente lo vamos a tener con nosotros el día del

evento junto con el cronograma, para poder ir chequeando y controlando que en cada uno de los momentos del evento se cumpla con cada una de las etapas gastronómicas tal cual lo pactado.

A continuación, te voy a dejar un check list a modo de ejemplo, pero claro que podrás armar el tuyo propio a tu manera y como mejor te convenga.

Logística de los eventos

El armado de un evento

Básicamente lo que se debe conocer y tener claro en cuánto al armado es:

1. Tipos de mesas

a) Para 40 a 80 personas se utilizan las mesas

 En “i”

 En “T”

 En “U”

b) Para 80 a 100 personas se utilizan las mesas en E, o en peine

 En “E”

 En peine

c) Otros tipos de mesas:

 Auditorio

 Redonda

 Escuela

 Rusa

 Imperial

2. Ubicación de las mesas

Siempre hay que buscar la mejor ubicación de acuerdo al espacio y nuestro

propio criterio.

3. Armado de mesas

a) Capacidad de las mesas redondas (las más comunes)

 1 m = 4 personas

 1,20 m = 6 personas

 1,50 m = 8 personas

 1,80 m = 10 personas

 2 m = 12 personas

b) Mesas de apoyo:

 Redondas = 1m de diámetro

 Rectangular = 2 m x 0,70 m

 Cuadrada = 0,60 m x 0,60 m

c) Espacio para circulación:

 50 cm a 1 metro (de un respaldo a otro de las sillas)

 50 cm a 80 cm por comensal sentado a la mesa (o sea entre una silla y la de al lado)

La logística de un evento

Lo más importante que hay que saber respecto a la logística de un evento tiene que ver con la cantidad de comida y de personal.

Estas cantidades son estimativas y está bueno tenerlas en cuenta al momento de negociar con el catering, para saber de antemano si las cantidades que nos ofrecen, nos va a alcanzar, o si por el contrario creemos que va a ser

insuficiente. Y también para los casos en que no contratemos un catering,como puede ser una reunión más informal en la que el anfitrión decide comprar y encargarse el mismo de la comida. En este caso podemos ayudarlo a calcular las cantidades de comida necesarias utilizando esta información.

El cálculo del personal

Es fundamental tener en cuenta la cantidad de mozos y/o camareras que serán necesarios para cubrir el evento. Dicha cantidad dependerá del tipo de catering que se ofrezca, así sea formal, informal, mesa americana, etc.

a) Para banquetes y comidas formales será necesario:

 un maitre por cada 40 o 50 invitados;

 un mozo por cada 10 o 15 invitados;

 un sommelier (opcional) por cada 20 o 25 invitados.

b) Para un lunch o cóctel

 un maitre;

 un mozo por cada 35 o 40 invitados.

c) Mesa americana o Buffett

 un maitre;

 un mozo por cada 20 o 25 invitados.

Ambientación, sonido e iluminación.

La ambientación de un evento

La ambientación está relacionada con la disposición de los distintos elementos que visten el decorado desnudo: mobiliario y cortinajes. Y si bien de todo esto

se encargarán los especialistas en ambientación y/o decoración que contratemos para cada uno de nuestros eventos, es necesario conocer al menos algunas cuestiones básicas.

Según la densidad de la ambientación, ésta puede transmitir “espacio” y“elegancia” o “pobreza” e “insuficiencia”.

En cuanto a la ambientación y decoración lo que hay que tener en cuenta son los siguientes ítems o criterios:

a) Grados de estimulación de los invitados:

 Carga alta: estímulos simultáneos para generar atención

desconcentrada

 Carga baja: captar la atención de los invitados para enfocar hacia un efecto en cuestión (para capacitaciones o momentos específicos)

b) Contratar a profesionales en la materia:

 Ambientadores

 Escenógrafos

 Decoradores

c) Seguir un hilo conductor o temática:

 Prensa

 Vestimenta de los invitados

 Vestimenta del personal

 Videos

 Mantelería

 Menú

 Entorno

 Cortinas

 Decorado

 Distribución del mobiliario

 Densidad de la ambientación (elegante, minimalista, o despojado)

Clasificación de espacios para ambientar

Los diferentes espacios con los que nos podemos encontrar pueden ser:

abiertos, cerrados, interiores, exteriores, naturales, artificiales, públicos,privados y funcionales (pensados para desarrollar determinada actividad).

Ahora bien, si se quiere producir determinadas sensaciones a través del espacio en las personas, habría que tener en cuenta estas variables:

 Tamaño del espacio (grande/pequeño)

 Colores (fríos/cálidos)

 Luz (mucha/poca)

 Forma del espacio. Jugar con líneas y ángulos transmite sensación de dinamismo y movimiento. Las estructuras sólidas y firmes, así como las líneas verticales u horizontales crean sensación de estabilidad.

 Textura de los elementos. Alfombras, cortinas, metales, maderas, etc.,

inciden directamente sobre el tacto.

 Distribución interna. Forma de colocar los elementos en el espacio. Se intenta siempre de generar equilibrio y armonía.

El decorado: lo que hay que saber

El decorado debe estar dotado de significado que haga referencia a la temática del evento y ser acorde a las dimensiones e instalaciones del espacio. También

debe ser resistente, pero al mismo tiempo fácil de manipular y transportar.

A través de un decorado podemos:

 Establecer un lugar determinado de acción (ej.: pista de baile)

 Crear una atmósfera determinada o clima (tristeza, alegría, reflexión,felicidad, etc.)

 Dirigir la atención del público hacia puntos determinados (ej.: la entrada de los novios o de la quinceañera)

MÚSICA SONIDO

La música y el sonido forman parte del alma de un evento, sobre todo de los sociales, con lo cual es uno de los aspectos a los que debemos darle mayor importancia.

El armado de una cadena de sonido está compuesto por los siguientes eslabones:

 Fuentes de sonido (bandeja, compactera, pc, micrófono, etc.)

 Mixer o mesa de sonido: recibe, procesa, mezcla y ecualiza las múltiples fuentes de sonido que puede haber.

 Potencia: amplifica el sonido proveniente de los mezcladores.

 Parlantes: reproducen y dan salida al sonido.

 Monitoreo: se utiliza para tener noción o un retorno de lo que está sonando desde el escenario hacia el público. Lo utilizan los músicos cuando tocan en vivo y también los disc jockeys.

Si bien está bueno que tengamos un mínimo de conocimiento sobre el equipamiento de sonido, éste será manejado por profesionales, de quienes esperamos las mejores propuestas de servicio que nos aseguren lo mejor en materia de sonido y musicalización. Por eso es importante manejarnos con 2 o 3 disc jockeys y/o empresas de sonido, las cuales se supone que ya hemos

ido probando en nuestros primeros eventos y hemos quedado más que satisfechos con su forma de trabajo y sus conocimientos.

ILUMINACIÓN

La iluminación es otro de los puntos importantes a tener en cuenta, ya que acompaña a la ambientación y permite resaltar determinados lugares destacándolos con respecto a otros. Nos ayuda a “crear climas” y de acuerdo

a cómo se elija disponer las luces, se podrá lograr que el espacio refleje lo que uno desea mostrar.

Al momento de escoger el lugar para el evento, se deberá tener en cuenta las luces que posea el predio para luego planificar e incorporar lo que haga falta.

Al igual que con el sonido, aquí simplemente te voy a dar a conocer los elementos básicos que componen la iluminación de un evento, ya que del tema se ocupará el proveedor que contratemos. Estos son:

a) Luces de base: sirven para hacer baños de luz homogénea tanto sobre grandes espacios, como sobre personas, pequeños objetos o detalles.

Su posición y color (gelatinas) son determinadas antes del comienzo del evento y no pueden modificarse una vez instaladas. Algunas de ellas son: pines, par300, par1000, cuarzos, elipsoidales, fresneles, etc.

b) Luces de efectos: son luces móviles que arman dibujos sobre aquello que tocan. Solas no sirven para nada, pero en conjunto con las luces de base ambientan todo tipo de evento. Algunas de ellas son: barredoras,máquinas de haces, luz negra, láser, flashes, sistemas de iluminación

inteligente.

Un tema no menor en cuanto a la iluminación es asesorarse con el lugar para conocer cuál es la corriente máxima que permite la térmica, para no sufrir un corte de luz por exceso de corriente.

TRABAJO PRÁCTICO

A)CLASIFICA LOS ESPACIOS PARA AMBIENTAR

B)EXPLICAR LOS TIPOS DE DESAUNOS PARA EVENTOS

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